Nhân viên nào cũng muốn tập trung làm việc chăm chỉ và hiệu quả để cống hiến cho công ty. Tuy nhiên, các thống kê lại cho thấy điều ngược lại: hơn một nửa thời gian của nhân viên công sở bị lãng phí vào những việc không liên quan tới nhiệm vụ của họ.
Thống kê về thời gian trong ngày của một nhân viên công sở điển hình dưới đây chắc chắn sẽ làm bạn ngạc nhiên:
- 28% thời gian tiêu tốn vào những sự ngắt quãng không cần thiết;
- 25% thời gian tập trung thực hiện công việc;
- 20% thời gian dành cho các cuộc họp (với không ít cuộc họp không đem lại kết quả gì);
- 15% thời gian để tìm kiếm thông tin (với một nửa thời gian tìm kiếm không cho kết quả như mong đợi);
- 12% thời gian suy nghĩ cho công việc.
Vậy bạn có thể làm gì để làm tăng năng suất cũng như hiệu quả công việc của mình? Các chuyên gia nghề nghiệp đưa ra cho bạn một số lời khuyên sau:
- Đặt ra mục tiêu cụ thể: hãy đặt ra mục tiêu cụ thể cần đạt được trong ngày làm việc hoặc trong 2 giờ tiếp theo và quyết tâm làm theo mục tiêu đó.
- Lên kế hoạch cho ngày làm việc: trước khi bắt đầu công việc, hãy lập một khung thời gian cho ngày làm việc của mình: bạn phải làm những gì và thời gian tương ứng dành cho từng việc là bao nhiêu. Hãy đánh dấu khi hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể.
- Không để bị ngắt quãng một cách không cần thiết: hãy đóng email khi không cần thiết, đóng cửa phòng làm việc (nếu có) và bật điện thoại ở chế độ trả lời tự động nếu bạn đang tập trung làm việc.
- Nghỉ ngơi giữa các quãng thời gian tập trung: hãy dành ít phút để tận hưởng một tách cà phê, co giãn cơ, hít thở sâu, thư giãn cổ và vai… Sau đó, bạn sẽ tập trung và làm việc hiệu quả hơn.
- Giữ nơi làm việc sạch sẽ: bàn ghế và tài liệu nên được sắp xếp ngăn nắp, kể cả thùng rác cũng cần đặt ở nơi thích hợp và sạch sẽ. Sự gọn gàng sẽ giúp đầu óc bạn thoải mái hơn để tập trung làm việc.
- Chuẩn bị cho công việc ngày tiếp theo: trước khi rời cơ quan, hãy chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho ngày làm việc tiếp theo. Như vậy bạn sẽ không phải lãng phí thời gian lật tung tất cả lên để tìm vì không nhớ hôm trước đã để nó ở đâu.

(VŨ HUYỀN - Theo Deskdemon)